Am besten arbeiten Sie mit einem Formular, das Ihnen bei der konkreten Vorbereitung hilft:

Formular: Telefongespräche richtig vorbereiten

WAS (Welche Ziele wollen Sie erreichen?)

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WER (ist mein Gesprächspartner?)

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WIE (verhalte ich mich, wenn der Kunde ablehnt?)

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WANN (rufe ich an: Tag und Uhrzeit?)

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WARUM (soll er mir zustimmen?)

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Notieren Sie zu jeder Frage Ihre Stichwörter. Nehmen Sie sich für jeden Kunden ein eigenes Formular vor, damit Sie auch wirklich jedes Gespräch individuell vorbereiten. Die Zeit, die Sie jetzt hierfür investieren, sparen Sie im Verhältnis 3 : 1.

Was heißt das? Sie benötigen die 3-fache Zeit zur Vorbereitung? Für ein schwieriges 5-Minuten Gespräch investieren Sie 15 Minuten Zeit zur Vorbereitung.

Regeln für die erfolgreiche Terminvereinbarung

• Zwei zur Auswahl gegebene Termine erleichtern die Wahl. Beispiel: „Wollen Sie am Mittwoch um 15 Uhr oder am Donnerstag um 11.00 Uhr alles über dieses System erfahren?

• Gesprächsdauer möglichst definieren und einhalten. Beispiel: „In 30 Minuten wissen Sie, wie Sie ca. 12 % Energie mit diesem System sparen.“

• Nicht zuviele Informationen geben, sondern nur das Interesse wecken und einen Vorteil andeuten. Beispiel: „Es geht um eine neue Verkaufsaktion, die wir nur unseren A-Kunden anbieten, also Ihnen. Diese Unterstützung bringt Ihnen mehr Umsatz.“

• Die Vorzimmer-Barriere geschickt überwinden. Die Gesprächspartnerin (Sekretärin) aufwerten. Beispiel: „Als rechte Hand des Chefs können Sie mir sicherlich einen Termin in der 14. Kalenderwoche geben.“

• Terminzusagen durch Wiederholung bestätigen, damit der Termin auch für den Kunden verbindlich wird.

• Bei Terminabsagen einen Rückruf für später vereinbaren. Vertrösten wie: „Wir rufen bei Bedarf an“, nicht akzeptieren. Beispiel: „dann darf ich mich später wieder melden.“